Business English Conversation yang Sering Digunakan di Kantor

Halo, Kaplanners! Di dunia kerja, kemampuan berbahasa Inggris sangat penting, terutama jika kamu bekerja di perusahaan multinasional atau sering berinteraksi dengan klien dan kolega dari berbagai negara. Bahasa Inggris yang digunakan dalam konteks bisnis sering disebut Business English. Percakapan dalam Business English berbeda dengan General English, tidak hanya dari segi kosakata (vocabulary), tetapi juga dari faktor nada, situasi, dan ekspresinya harus diperhatikan agar komunikasi bisa lebih sukses. Itulah mengapa pengajar di kelas Business English Kaplan Edupac adalah praktisi berpengalaman yang pernah bekerja di perusahaan sebelumnya.

Nah, kembali ke topik utama, pada artikel kali ini kami ingin membahas mengenai Business English Conversation yang sering digunakan di kantor. Tentunya kami akan menyertakan beberapa contoh ungkapan yang bisa membantu kamu agar lebih percaya diri saat berbicara.

1. Memulai dan Mengakhiri Rapat

Rapat merupakan bagian penting dalam dunia bisnis. Kamu perlu memulai dan menutup rapat dengan cara yang profesional. Berikut beberapa contoh ungkapan yang bisa diterapkan:

Memulai Rapat

Contoh 1:

A: Good morning, everyone. Let’s get started.

B: Good morning. Looking forward to today’s discussion.

Penjelasan:

• Menyapa semua peserta dengan “Good morning” untuk menunjukkan kesopanan dan menciptakan suasana positif.
• Pernyataan “Let’s get started” mengindikasikan bahwa pembicara siap untuk memulai rapat dan mendorong fokus dari peserta.
• “Looking forward to today’s discussion.” mengekspresikan antusiasme untuk diskusi menunjukkan partisipasi aktif dan keterlibatan dalam rapat.

Contoh 2:

A: Let’s review the minutes from our last meeting. Any comments?

B: No comments, everything looks good.

Penjelasan:

• “Let’s review the minutes from our last meeting.” mengajak peserta untuk meninjau notulen rapat sebelumnya, memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Lalu, menanyakan “Any comments?” menunjukkan keterbukaan untuk umpan balik.
• “No comments, everything looks good.”, mengungkapkan bahwa apa yang telah dikerjakan sudah sesuai dengan yang dirapatkan sebelumnya.

Mengakhiri Rapat

Contoh 1:

A: We’ve covered all the points on today’s agenda. Any last topics to discuss?

B: Nothing further; all clear.

Penjelasan:

• “We’ve covered all the points” , mengungkapkan bahwa semua topik telah dibahas untuk rapat hari ini.
• Pertanyaan “Any last topics to discuss?” memberi kesempatan kepada peserta untuk menyampaikan hal-hal yang mungkin terlewat, dan menunjukkan kesediaan untuk mendengarkan.

Contoh 2:

A: Let’s officially adjourn the meeting. We’ll send out a follow-up email summarizing today’s discussion and outlining the next steps. Thank you all for your participation and have a wonderful day!

B: Thank you! I’m looking forward to our next steps.

Penjelasan:

• “Let’s officially adjourn the meeting” menunjukkan formalitas dan kejelasan untuk menutup rapat.
• “We’ll send out a follow-up email” berarti bahwa notulen rapat (minutes of meeting) akan dikirim melalui email sebagai bentuk komitmen terhadap apa yang telah dibahas dan akan dilaporkan dalam rapat selanjutnya.
• Ungkapan “Thank you all for your participation” mengungkapkan rasa terima kasih atas partisipasi peserta selama rapat, dan frasa “have a wonderful day” menambahkan nuansa positif, menunjukkan perhatian dan harapan untuk hari yang baik bagi semuanya.

Baca Juga: Bahasa Inggris Bisnis: Pengertian, Manfaat, dan Belajar Apa Saja?

2. Melakukan Presentasi

Menyampaikan ide atau hasil kerja melalui presentasi adalah salah satu skill penting dalam dunia kerja. Menyampaikan informasi dengan jelas dan percaya diri sangat krusial. Dibawah ini merupakan beberapa contoh ungkapan ketika memberikan presentasi secara profesional:

Contoh 1:

A: Let’s start with an overview of our objectives. Our main goals for this project are to increase brand awareness and enhance customer satisfaction. In this presentation, I’ll cover our progress so far, the challenges we’ve faced, and our next steps.

Penjelasan:

• Frasa “Let’s start with an overview of our objectives” menunjukkan bahwa pembicara ingin mengarahkan perhatian peserta kepada tujuan yang ingin dicapai. Dengan menyebutkan dua tujuan utama, yaitu untuk meningkatkan kesadaran merek (brand awareness) dan kepuasan pelanggan (customer satisfaction).
• Selanjutnya, presenter mengatakan, “I’ll cover our progress so far, the challenges we’ve faced, and our next steps.” sebagai bentuk pernyataan untuk memulai presentasi.

Contoh 2:

A: As you can see from this timeline, we started the project in 1 August 2024, and we are currently on track to meet our milestones. We’ve completed phase one ahead of schedule, which is a great achievement.

Penjelasan:

• Frasa “As you can see from this timeline”, untuk menarik perhatian peserta dan mendorong mereka untuk fokus pada informasi visual yang disajikan.
• Pernyataan bahwa proyek dimulai pada 1 Agustus 2024 dan bahwa mereka “currently on track to meet our milestones” memberikan keyakinan kepada peserta tentang kemajuan yang telah dibuat. Menyebutkan “ahead of schedule” bahwa proyeknya telah selesai lebih cepat dari jadwal yang ditetapkan.

Baca Juga: Apa itu Business English? Definisi, Materi & Alasan Belajar

3. Menangani Panggilan Telepon

Panggilan telepon adalah bentuk komunikasi yang sering terjadi di dalam pekerjaan. Nada dan kejelasan sangat penting dalam memastikan informasi tersampaikan dengan baik. Berikut adalah beberapa contoh ungkapan untuk panggilan telepon.

Memulai Panggilan

Contoh 1:

A: Good afternoon, this is Jane from ABC Corp. How may I assist you today?

B: Good afternoon, Jane. I’m calling to follow up on our last meeting regarding the contract details.

Penjelasan:

• “Good afternoon, this is [Name] from [Company]” adalah cara yang formal untuk memperkenalkan diri dan perusahaan.
• “How may I assist you today?” menunjukkan kesiapan untuk membantu lawan bicara dengan sopan.

Mengakhiri Panggilan

Contoh 2:

A: Thank you for your time today. I’ll make sure to send over the documents by the end of the day.

B: Thank you, I’ll look forward to receiving them. Have a great day!

Penjelasan:

• “Thank you for your time” mengungkapkan apresiasi atas waktu yang diluangkan oleh lawan bicara, yang merupakan etika komunikasi yang baik.
• “I’ll look forward to receiving them” menunjukkan antisipasi terhadap tindakan selanjutnya.

4. Melakukan Negosiasi

Negosiasi sering terjadi dalam perjanjian kerja sama, kontrak, atau diskusi harga. Menggunakan frasa yang tepat dapat membantu menciptakan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.

Contoh 1:

A: We’ve reviewed your proposal, and we’d like to discuss a few points in more detail.

B: Certainly, we’re open to discussing any concerns you may have.

Penjelasan:

• “We’d like to discuss a few points in more detail” adalah cara yang sopan untuk menyatakan bahwa ada hal yang ingin dibahas lebih lanjut.
• “We’re open to discussing any concerns” menunjukkan fleksibilitas dan keinginan untuk mencapai kesepakatan bersama.

Contoh 2:

A: Based on our discussion, we agree to the revised terms and look forward to working together.

B: Excellent, we’ll finalize the agreement and send over the paperwork for your signature.

Penjelasan:

• “We agree to the revised terms” adalah ungkapan untuk menunjukkan bahwa kedua pihak telah sepakat dengan perubahan yang diusulkan.
• “We’ll finalize the agreement” menekankan komitmen untuk menindaklanjuti hasil negosiasi dengan langkah konkret. Lalu, kesepakatan tersebut diikuti dengan dokumen (paperwork) yang perlu ditandatangani.

5. Menangani Keluhan Pelanggan

Menangani keluhan pelanggan dengan baik sangat penting untuk menjaga hubungan bisnis yang positif. Bahasa yang digunakan harus profesional dan empatik.

Contoh 1:

A: We understand your concerns, and we’re sorry for any inconvenience caused. Let us address the issue right away.

B: Thank you for your understanding. I appreciate your prompt response.

Penjelasan:

• “We’re sorry for any inconvenience caused” adalah frasa yang digunakan untuk meminta maaf dengan sopan dan menunjukkan tanggung jawab.
• “Let us address the issue right away” menunjukkan keseriusan dalam menangani masalah.

Contoh 2:

A: I’ll escalate this issue to our support team and make sure it’s resolved as soon as possible.

B: I appreciate that. I hope we can find a quick solution.

Penjelasan:

• “I’ll escalate this issue” menunjukkan bahwa masalah akan diteruskan ke tingkat yang lebih tinggi untuk penanganan cepat.
• “I hope we can find a quick solution” adalah cara pelanggan menyampaikan harapan mereka dengan tetap sopan.

Baca Juga: 40 Business English Vocabulary Beserta Contoh dan Artinya

6. Memberikan Feedback atau Umpan Balik

Memberikan feedback adalah bagian penting dari pengembangan tim di lingkungan kerja. Baik itu umpan balik positif atau kritikan membangun, cara penyampaiannya harus hati-hati.

Memberikan Umpan Balik Positif

A: You did an excellent job on this project. Your attention to detail really made a difference.

B: Thank you, I appreciate the feedback. It was a great team effort.

Penjelasan:

• “You did an excellent job” adalah ungkapan yang jelas untuk memberikan pujian.
• “Your attention to detail really made a difference” memberikan contoh spesifik dari kontribusi yang diakui.

Memberikan Umpan Balik Konstruktif

Contoh 2:

A: Overall, your work has been great, but I think there’s room for improvement in how we manage deadlines.

B: I appreciate your input. I’ll make sure to focus more on that moving forward.

Penjelasan:

• “There’s room for improvement” adalah frasa yang sopan untuk menyampaikan area yang perlu diperbaiki tanpa terdengar terlalu negatif.
• “I’ll make sure to focus more on that” menunjukkan penerimaan feedback dan niat untuk meningkatkan kinerja.

Penutup

Dalam Business English, memahami situasi, menggunakan nada yang tepat, dan memperhatikan bahasa tubuh sangat penting untuk komunikasi yang efektif. Tidak hanya kata-kata, tetapi bagaimana kamu menyampaikannya bisa membuat perbedaan besar.

Semua itu membutuhkan latihan serta bimbingan dari praktisi dan pengajar berpengalaman. Oleh karena itu, agar kemampuan Business English kamu semakin berkembang dan karir semakin cemerlang, segera ikuti kelas Business English di Kaplan Edupac Indonesia. Dengan ikut kursus, kamu dapat tampil lebih pede (percaya diri) ketika berada di dunia kerja atau bisnis.

Untuk memulai konsultasi, klik nomor WhatsApp berikut:

Jangan lupa untuk follow media sosial kami, agar kamu tidak ketinggalan informasi beasiswa, promo, event, dan lain sebagainya. Klik link berikut untuk menuju media sosial kami:

1. Instagram: @kaplanedupacid
2. Facebook: @KaplanEdupacIndonesia.

Ikuti terus artikel kami selanjutnya, Thank You!